Mieux gérer son temps en agence d'emploi

Objectif professionnel

Cette formation permet aux participants de développer une organisation personnelle et collective adaptée au rythme d’une agence d’emploi. Elle leur donne des outils pour mieux hiérarchiser leurs priorités, réduire la dispersion, anticiper les imprévus et préserver leur efficacité dans la durée.

Prérequis

Aucun

Durée

1 jour / 7 heures

Public

Tout collaborateur cherchant à optimiser son temps

Progression pédagogique

Analyser son organisation
Hiérarchiser ses priorités
Planifier en intégrant l’imprévu
Préserver son efficacité

Groupe de 4 à 12 participants

Profil des formateurs consultables sur le site managir.com

Programme

Analyser son organisation

Repérer les spécificités de l’activité en agence : flux d’appel, sollicitations clients, commandes urgentes, contraintes administratives
Identifier ses habitudes de travail chronophages : multitâche excessif, gestion réactive, interruptions non filtrées
Analyser son mode de gestion du temps, ses points forts, ses faiblesses
Distinguer le poids respectif des éléments parasites : personnels, liés aux collègues, à la hiérarchie ou à l’activité

Modalités pédagogiques : autodiagnostic, échange de pratiques, cartographie collective des « voleurs de temps »

Hiérarchiser ses priorités
Classer ses activités selon leur valeur ajoutée pour l’agence et ses clients

Utiliser des outils de priorisation : matrice d’Eisenhower, loi de Pareto, to-do list dynamique
Appliquer la règle des « 3 niveaux de priorité » pour gérer simultanément urgence client, suivi administratif et relation intérimaire
Intégrer les autres acteurs dans sa gestion du temps
Préserver du temps dédié aux tâches clés du poste

Modalités pédagogiques : étude d’une journée typique en agence, mise en pratique en sous-groupes des outils de priorisation

Planifier en intégrant l’imprévu

Construire un planning tenant du compte du rythme quotidien et des pics d’activité propres à l’agence
Anticiper les périodes sensibles et établir un calendrier prévisionnel à moyen terme
Intégrer des plages de temps dédiées aux imprévus et aux urgences
Déléguer au regard du process de répartition des tâches
Mettre en place des rituels d’organisation : revue quotidienne, anticipation des dossiers sensibles, partage des informations

Modalités pédagogiques : exercices de planification, simulation d’une journée perturbée par les urgences

Préserver son efficacité

Apprendre à dire non sans se fermer à la demande
Fixer des règles de communication interne pour limiter les interruptions
S’organiser sur son poste : tenue des fichiers, maîtrise des outils numériques internes, gestion de la boite mail
Adopter des techniques de concentration : micro-pauses, respiration, ergonomie du poste
Coordonner son temps avec celui de l’équipe

Modalités pédagogiques : jeux de rôle sur la gestion des interruptions, entraînement à la reformulation assertive, élaboration d’un lan d’action individuel

Horaires habituels de formation 9h30-17h30. Mesure de satisfaction à l’issue immédiate de la session, évaluation par « Avis Vérifiés » à ± 1 mois, mesure de satisfaction et d’impact de la formation à ± 3 mois, mesure de satisfaction du donneur d’ordre à ± 8 jours. Possibilité de questionnement complémentaire sur le thème traité par mail pendant les 30 jours qui suivent la session.

Les personnes dont la situation de handicap ne permettrait pas l’accès à cette formation seront accompagnées par l’équipe Man’Agir Consultants pour trouver une solution adaptée.